Venues et séjours des patients

À quoi correspondent ces données ?

Les données d’enregistrements de venues et séjours décrivent les passages des patients à travers leurs contacts avec le système de santé dans les hôpitaux de l’AP-HP, qu’il s’agisse : 

• d’une hospitalisation de jour ou d’une hospitalisation complète, 

• d’une consultation ou d’une téléconsultation,

• d’un passage aux urgences,

• d’une venue pour la réalisation d’actes ou d’examens en externe.

À quoi servent ces données ?

Les enregistrements de venues et séjours contribuent à la constitution d’un dossier pour chaque patient. Elles permettent de reconstituer la trajectoire hospitalière d’un patient : chaque venue ou séjour est identifié, daté et localisé.

Ces données servent principalement à :

• la valorisation financière (facturation directe à l’assurance maladie et arrêté de versement PMSI),

• mesurer l’activité médicale des établissements,

• alimenter la recherche clinique en permettant d’identifier des groupes de patients selon leurs parcours.

 

Dans l’Entrepôt de Données de Santé (EDS), elles servent de socle de rattachement aux autres ensembles de données (diagnostics, actes, documents, médicaments, biologie…).

Que contiennent ces données ?

Les informations administratives sont organisées autour de la notion de dossier administratif qui sert d’enveloppe pour enregistrer les venues et séjours des patients.

On distingue 4 types de dossiers qui sont directement hérité du mode de facturation pour les différents types de prise en charge :

• dossier de venue aux urgences non suivis d’une hospitalisation,

• dossier de venue en hospitalisation de jour,

• dossier de venue en hospitalisation complète,

• dossier de consultation.

 

À minima, les données administratives contiennent :

• Un numéro de dossier

• Identité du patient : chaque venue est rattachée à l’identité du patient, avec des informations sociodémographiques de base comme la date de naissance et le sexe.

• Mode d’entrée et de sortie du patient : transfert, naissance, décès, retour à domicile, etc.

• Date: les données indiquent au minimum les dates de début et de fin du dossier.

 

En complément pour les dossiers d’hospitalisation et de venues aux urgences, on dispose des mouvements des patients qui contiennent : 

• Dates: les données indiquent les dates et les heures de prise en charge du patient dans les différentes unités médicales, depuis son arrivée jusqu’à la fin du séjour.

• Localisation : elles précisent la structure dans laquelle le patient a été pris en charge : hôpital, unité fonctionnelle (UF), unité médico-administrative (UMA) ou unité d’hébergement (UH).

 

A noter : Le niveau de détails des données varie en fonction du type de structure de prise en charge. Voir le paragraphe : Différences de détails en fonction du type de prise en charge

D’où viennent les données ?

Les données de venues et séjours des patients proviennent du logiciel de dossier patient informatisé ORBIS®, et sont mises à jour quotidiennement.

Quelles données sont disponibles dans l’EDS ?

Les données d’enregistrements de venues et séjours disponibles dans l’EDS couvrent :

• les hospitalisations complètes (MCO, PSY et SMR),

• les hospitalisations partielles, dont les venues en séances (radiothérapie, chimiothérapie, dialyse…),

• les passages aux urgences,

• les consultations externes,

 

Elles excluent pour le moment : 

• Les données de l’Hôpital Européen Georges-Pompidou (HEGP).

• Les données produites dans les différents hôpitaux de l’AP-HP avant le déploiement d’ORBIS® dans l’établissement (ce qui représente une part non négligeable des venues et séjours enregistrés pour certains hôpitaux).

Comment sont-elles reliées au patient ?

Chaque dossier possède un numéro unique, le NDA. Il est rattaché à un patient (par l’Identifiant Permanent du Patient (IPP) à l’AP-HP). A travers ces 2 identifiants, il est possible de rapprocher les venues et séjours à d’autres ensembles donnés du dossier patient, comme par exemple : 

• les actes médicaux réalisés,

• les diagnostics,

• les résultats d’analyses de biologie,

• les médicaments,

• les documents médicaux produits pendant le séjour.

Ce qu’il faut savoir avant de les utiliser

• Historique et profondeur variable
  Le logiciel de Dossier Patient Informatisé ORBIS® n’a pas été déployé dans tous les hôpitaux à la même période. Le déploiement du module de gestion des dossiers administratifs a pris une dizaine d’années. La profondeur des données varient donc en fonction des hôpitaux et suit le déploiement du logiciel. A ce jour, les données de l’HEGP ne sont donc pas incluses dans l’EDS.

• Les dates de consultations externes sont difficilement exploitables  
  Un Numéro de Dossier Administratif (NDA) est créé lors de la première venue d’un patient dans une unité d’hébergement. Il reste, ensuite, ouvert. Cela empêche d’identifier précisément les dates de chaque consultation, à l’exception de la toute première

Différences de détail en fonction du type de prise en charge

Le niveau de détail des données disponibles sur les venues et séjours des patients varie selon le type de prise en charge du patient :

Pour une hospitalisation complète (MCO, PSY et SMR)

Structures : Toutes les structures de prise en charge sont connues :

• Hôpital,

• Unité fonctionnelle (UF),

• Unité médico-administrative (UMA),

• Unité d’hébergement (UH).

 

Dates: Les dates de début et de fin de dossier correspondent aux dates d’entrée et de sortie de l’hôpital.

Pour une hospitalisation partielle (MCO, PSY et SMR)

Structures : Toutes les structures de prise en charge sont connues :

• Hôpital,

• Unité fonctionnelle (UF),

• Unité médico-administrative (UMA),

• Unité d’hébergement (UH).

Dates : Les dates de début de dossier et de fin de dossier ne sont pas très informatives. Chaque venue donne lieu à l’enregistrement d’un mouvement dont la date est correcte. La date d’entrée est égale à la date de sortie. En revanche les heures d’entrée et sortie ne sont pas enregistrées et les heures mises à disposition dans la table mouvement ne sont pas correctes.

Limites de fermeture des dossiers patients : Un seul dossier d'hospitalisation partielle est ouvert lors de la première venue d’un patient mais quasiment jamais fermé. Chaque service possède son propre dossier, il peut donc y avoir plusieurs dossiers de consultation ouverts pour un même patient. 

Pour les passages aux urgences

Les dossiers de type urgence ne concernent que les patients passés par les urgences mais non hospitalisés. Pour les patients passés aux urgences et ensuite hospitalisés le dossier est transformé en dossier d’hospitalisation complète

Structures : Seules les informations concernant les structures suivantes sont connues :

• Hôpital,

• Unité fonctionnelle (UF),

• Unité d’hébergement (UH).

Dates : Les dates de début et de fin de dossier correspondent aux dates d’entrée et de sortie de l’hôpital.

Pour les consultations externes

Structures : Toutes les structures de prise en charge sont connues :

• Hôpital,

• Unité fonctionnelle (UF),

• Unité médico-administrative (UMA),

• Unité d’hébergement (UH).

Date : Les dates de début de dossier et de fin de dossier ne sont pas informatives.

Limites de fermeture des dossiers patients : Un dossier de consultation est ouvert lors de la première venue d’un patient mais quasiment jamais fermé. Chaque service possède son propre dossier de consultation, il peut donc y avoir plusieurs dossiers de consultation ouverts pour un même patient.

Documentation technique

Les données de l’EDS sont centralisées dans la Base Centrale où elles sont harmonisées, sécurisées avant d’être exploitées.

La structure des tables de diagnostics et la liste complète des champs disponibles sont présentées dans la documentation de la base centrale (accessible uniquement avec un code APH).

Voir la documentation de la table des séjours

Voir la documentation de la table des mouvements